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会计凭证装订与会计资料保管

一、实验指导目的

通过会计凭证的装订与保管的操作,掌握会计凭证的装订与保管的要求与方法、保管期限以及档案的调阅手续。

二、必备知识提示

本实务操作要求学生复习会计学原理中有关会计凭证的传递流程,会计凭证的日常保管,会计凭证的装订、归档保管及不同凭证的保管期限等内容。

三、实验指导流程

四、实验指导的要求与方法

(一)会计凭证的装订要求

会计凭证的装订是会计工作的内容之一,在会计实务中则是一项经常性的工作。会计凭证的装订应符合以下要求:

第一、会计凭证装订之前,要检查每张记账凭证所附原始凭证的张数是否齐全,并且要对附件进行必要的外形加工。凡是超过记账凭证宽度和长度的原始凭证,都要整齐地折叠进去;凡是过窄、过短的附件,不能直接装订时,应先粘贴于专制的原始凭证粘贴纸上,然后再装订粘贴纸。

第二,装订之前要检查记账凭证是否分月按自然数 1.2.3.4.5……顺序连续编号,是否有跳号或重号现象。

第三,装订之前要设计一下,看看一个月的会计凭证装订几册为好。每册的厚薄在2厘米——3厘米为宜,且不能把几张一份的记账凭证拆开装订在两册之中,要做到易于翻阅而且美观。

第四,所有会计凭证每册都要用较结实的牛皮纸加具封面,并在封面上注明会计单位名称、会计凭证名称;此外,封面上还要填写凭证所反映的经济业务发生的年、月份,凭证的起止号码,本扎凭证为几分之几册或本月几册,本册为第几册。为慎重起见,还应在记账凭证封面上加盖单位负责人、财务负责人和装订人的印章,由装订人在装订线封签处签名或盖章。

(二)会计凭证的装订方法

目前,会计凭证的装订分手工装订和机器装订。机器装订如同装订图书,一般单位不用。下面我们介绍手工装订的两种单位方法与程序:

1.加具封面

将科目汇总表附在凭证封面之下、会计凭证之前,磕迭整齐,用铁夹夹紧。

2.具体装订方法图示

第一方法:

第二方法:

 

(三)会计凭证装订应注意的问题

在进行会计凭证装订时,要特别注意装订线眼处的折叠方法,防止装订以后不能翻开。

(四)会计凭证的保管

 1.保管要求与方法

 会计机构、会计人员应对会计凭证妥善保管,应按照财政部 1996 年颁发的《会计基础工作规范》进行。会计凭证的保管应遵循以下条例:

(1)会计凭证应当及时传递,不得积压。

(2)会计凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。

(3)记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签处签名或者盖章。

对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相应注明日期和编号。

(4)原始凭证不得外借,其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应当在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

(5)从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。

(6)当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由本单位财会部门保管一年。期满后,原则上应由财会部门编造清册移交本单位档案部门。

2.保管期限

会计凭证的保管期限应符合 1998 年 8 月21 日颁布的《会计档案管理办法》中的有关规定:会计档案的保管期限分为永久、定期两大类。定期保管分为3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 类。

(五)会计档案的调阅

1.调阅原则

会计档案的调阅工作,应本着既方便使用、满足工作上的需要,又符合安全保密、防止资料丢失和泄密为原则进行。

2.调阅手续

各单位保存的会计档案一般不得外借。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,但要办理严格的登记手续。具体如下:

(1)本单位人员调阅会计档案,要经过会计主管人同意;外单位人员调阅会计档案,应有单位的正式介绍信,并经会计主管人员或单位领导人批准。

(2)对批准调阅的会计档案,要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位、调阅理由、归还日期等等。调阅的档案应在档案管理部门指定或同意的地点阅卷,不得带出单位。

(3)查阅会计档案时,不准在案卷上添加或做任何记录,不得抽换或删改、涂写和拆卷,未经档案所有单位的批准,阅卷人不得擅自摘录档案内容。

(4)会计档案原件一律不得外借,调卷单位如有特殊需要,应报档案所有单位领导批准,并在专设的登记簿上登记,由档案管理人员和阅卷人共同签章后方可复制。

【本实验指导所需物品】

1.装订会计凭证的封面、封底若干张

2.粘贴纸

3.线绳、针、胶水、剪刀

【本实验指导资料】

本实务操作需以上实务操作提供的全部原始凭证、记账凭证和记账凭证汇总表。