第二节 建设工程信息管理流程
1．建设工程信息管理的基本环节
建设工程是一个由多个单位、多个部门组成的复杂系统，这是由建设工程的复杂性决定的。参加建设的各方要能够实现随时沟通，必须规范相互之间的信息流程，组织合理的信息流。各方需要数据和信息时，能够从相关的部门、相关的人员处及时得到，而且数据和信息是按照规范的形式提供的。相应地，有关各方也必须在规定的时间提供规定形式的数据和信息给其他需要的部门和要使用的人，达到信息管理的规范化。
建设工程的信息流由建设各方各自的信息流组成。建设工程的信息流程如图7．1所示。
1．建设工程项目信息的收集
在建设工程项目管理过程中，建设工程参建各方在不同的时期对信息的收集也是不同的。所以，建设工程的信息收集由不同的介入阶段，决定收集不同的信息内容。在各个不同阶段，建设单位收集信息的内容要根据具体情况来决定。
(1)项目决策阶段的信息收集
项目决策阶段主要收集工程项目外部的宏观信息，要收集过去的、现代的和未来的与项目相关的信息，具有较大的不确定性。项目决策阶段信息收集应从以下几个方面进行：项目相关市场方面的信息；项目资源相关方面的信息；自然环境相关方面的信息；新技术、新设备、新工艺、新材料和专业配套能力方面的信息；政治环境，社会治安状况，当地法律、政策、教育的信息。这些信息的收集是为了帮助建设单位避免决策失误，进一步开展调查和投资机会研究，编写可行性研究报告，行投资估算和工程建设经济评价。
(2)项目设计阶段的信息收集
项目设计阶段是工程建设的重要阶段，在设计阶段决定了工程规模，建筑形式，工程的概预算技术的先进性、适用性，以及标准化程度等一系列具体的要素。在设计阶段的信息收集要从以下几个方面进行：可行性研究报告；同类工程相关信息；拟建工程所在地相关信息；勘察、测量、设计单位相关信息；工程所在地政府相关信息；设计中的设计进度计划，设计质量保证体系，设计合同执行情况，偏差产生的原因，纠偏措施，专业问设计交接情况，执行规范、规程、技术标准，特别是强制性规范执行的情况，设计概算和施工图预算结果，了解超限额的原因，了解各设计工序对投资的控制等。
(3)项目施工招投标阶段的信息收集
在项目施工招投标阶段的信息收集，有助于协助建设单位编写好招标书，有助于帮助建设单位选择好施工单位和项目经理、
项目班子，有利于签订好施工合同，为保证施工阶段监理目标的实现打下良好的基础。
在施工招投标阶段，要求信息收集人员充分了解施工设计和施工图预算，熟悉法律法规，熟悉招投标程序，熟悉合同示范文本，特别要求在了解工程特点和工程量分解上具有一定能力，才能为建设方决策提供必要的信息。
(4)项目施工阶段的信息收集
项目施工阶段的信息收集，可以从施工准备期、施工实施期、竣工保修期三个子阶段分别进行。
1)在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，信息的收集有一定困难。所以应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息秩序。
2)在施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位逐层收集上来，比较单纯，容易实现规范化。目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序。随着建设管理部门加强行业管理，实现信息管理的规范化相对容易，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。因此，统一建设各方的信息格式，实现标准化、代码化、规范化是目前建设工程必须解决的问题。
3)在竣工保修期，信息是建立在施工期日常信息积累基础上的。传统工程管理和现代工程管理最大的区别在于传统工程管理不重视信息的收集和规范化，数据不能及时收集整理，往往采取事后补填或做"假数据"应付了事。现代工程管理则要求数据实时
记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时，竣工保修期只是建设各方最后的汇总和总结。该阶段收集的信息有以下几种：工程准备阶段文件，监理文件，施工资料，施工图，竣工验收资料。
2．建设工程项目信息的加工、整理、分发、检索和存储
(1)信息的加工、整理
建设工程项目信息的加工、整理主要是把建设各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生成不同形式的数据和信息，提供给不同需求的各类管理人员使用。在信息加工时，要按照不同的需求、不同的使用角度，以不同的加工方法分层进行加工。对项目建设过程中施工单位提供的数据要加以选择、核对，并进行必要的汇总。对动态的数据要及时更新，对于施工中产生的数据要按照单位工程、分部工程、分项工程组织在一起，每一个单位、分部、分项工程又把数据按进度、质量、造价三个方面分别组织。
(2)信息的分发、检索
在通过对收集的数据进行分类加工处理产生信息后，要及时提供给需要使用数据和信息的部门。信息和数据的分发要根据需要来分发，信息和数据的检索则要建立必要的分级管理制度，确定信息使用权限。一般南实用软件来保证实现数据和信息的分发、检索的关键是要决定分发和检索的原则，其原则为：需要的部门和使用人，有权在需要的第一时间，方便地得到所需要的、以规定形式提供的一切信息和数据，而保证不向不该知道的部门(人)提供任何信息和数据。
(3)信息的存储
信息的存储一般需要建立统一的数据库，使各类数据以文件的形式组织在一起，组织的方式要考虑规范化。根据建设工程实际情况，可以按照以下方式组织：按照工程进行组织，同一工程按照投资、进度、质量、合同的角度组织，各类信息进一步按照具体情况细化；文件名规范化，以定长的字符串作为文件名；各建设方协调统一存储方式，在国家技术标准有统一的代码时尽量采用统一代码；有条件时可以通过网络数据库形式存储数据，达到建设各方数据共享，减少数据冗余，保证数据的唯一性。